Har I projektplaner i 2021?

 
Bygge- og renoveringsprojekter kan virke uoverskuelige, men opgiv ikke drømmen om nye altaner, vinduesudskiftning, renovering af tag eller isolering af gavle. Du får her et overblik over de forskellige faser, der er i et byggeprojekt, så I får en idé om tidsplan og de ressourcer, I skal afsætte i andelsboligforeningen.

Jeppe Jensen er byggesagsadministrator hos Newsec, og han fortæller, at Newsec som foreningsadministrator og bygherrerådgiver synes projektsager er utrolig spændende, men også at de er værdiskabende for andelsboligforeningen. En projektsag er dog et længere forløb og kræver planlægning og styring – fra sparring med foreningens bestyrelse i den indledende fase, over projektering, udbud og gennemførelse, til den juridiske og økonomiske styring af byggesagen. I Newsec hjælper de selvfølgelig med alle faser i byggesagen – fra idé til færdigt projekt.

1. Opstartsfasen

Første fase begynder inden en generalforsamling. Der arrangeres et opstartsmøde med en teknisk rådgiver f.eks. fra Newsecs egen projektafdeling, hvor foreningens ønsker og krav til projektet diskuteres, gennemgås og det videre forløb aftales. Herefter udarbejdes en beskrivelse af projektet samt et overslagsbudget, der indeholder en opgørelse over byggesagens udgifter.
Nu er projektet klar til indstilling på generalforsamlingen og efterfølgende vedtagelse på en ekstraordinær generalforsamling:

“Vi prøver altid at komme med i opstartsfasen, fordi det gør, at vi får mulighed for at hjælpe andelsboligforeningens bestyrelse med at komme rigtigt fra start, så de har bemyndigelsen til både at kunne opstarte et projekt eller optage et realkreditlån, hvis de skal ud og have det. Det vi prøver at gøre i opstartsfasen det er egentligt at bygge hele forslaget op til generalforsamlingen,” forklarer Jeppe Jensen og uddyber:

“Hvis det er et altanprojekt går vi ind og tager hensyn til sådan noget som vedligeholdelsespligten af altanerne, så der skriver vi også et forslag til en vedtægtsændring af vedtægterne, så der bliver taget stilling til hvem der betaler for at have altanerne og hvem der har vedligeholdelsespligten af dem.”

2. Projekteringsfasen

Inden et projekt igangsættes, sørger Newsecs byggesagsadministratorer for, at der udsendes foreløbige varslinger af lejeforhøjelser. Næste skridt er projekteringsmøder, hvor repræsentanter for foreningen og den tekniske rådgiver deltager. Derefter udarbejdes den endelige projektbeskrivelse og tidsplan. Når projektet har været i udbud, vælger den tekniske rådgiver og foreningen en entreprenør i fællesskab.

“Under projekteringsfasen kan det være en god idé for en andelsboligforening at have en byggesagsadministrator med, fordi vi hos Newsec har nogle jurister, der sidder og gennemgår aftaler og kontrakter og løber dem igennem for at vide sig sikre på, at alt ser ud som vi synes det skal være. Herefter går vi i dialog med entreprenøren og byggefirmaet for at få forhandlet de forhold hjem, så de er, som vi synes de skal være,” fortæller Jeppe Jensen.

3. Udførelsesfasen

I tredje fase indgås en kontrakt med en entreprenør. Foreningen og byggesagsadministrator tegner de nødvendige forsikringer og hjemtager midlertidig eller endelig finansiering af byggesagen. Byggearbejdet går i gang, og der afholdes byggemøder undervejs. Opstår der uforudsigelige udgifter i løbet af arbejdsprocessen, skal disse godkendes af foreningen.
Når byggearbejdet er udført, er det tid til at afholde afleveringsforretning.

“Det er den byggetekniske afdeling hos Newsec, der kommer ud og holder et møde med entreprenøren og bestyrelsen eller et altanudvalg, og så ser vi på om man følger budget, tidsplan og om der er nogle udfordringer under vejs. Og så bliver der lavet referater løbende,” fortæller Jeppe Jensen. Han uddyber:

“Hvis vi tager eksemplet med altanerne igen, så sker det nogle gange, at når man begynder at pille en facade fra hinanden, så kommer man ind til nogle bærejern og ser, at de kan være rådne. Det er jo ikke en del af entreprisen, men når man finder ud af at problemet er der, så skal det selvfølgelig udbedres. Det kan være sådan en ting, der kommer op, men det plejer at være småting man finder ud af på byggemøderne.”

4. Opfølgning

Byggefasen er slut og afleveringsfasen er gennemført. Det er nu tid til at få den endelige finansiering på plads. Byggesagsadministrator tager sig af ændringer af forsikringsforhold og byggetilladelse. Den tekniske rådgiver sørger for ibrugtagningstilladelsen.

Entreprenøren har normalt pligt til at afhjælpe mangler i mindst 5 år efter aflevering af projektet. Første gennemgang finder sted 1 år efter afleveringen. Når 1- og 5-års gennemgangen er foretaget, og eventuelle mangler er udbedret, nedskrives entreprenørens garanti.

“Ibrugtagningstilladelsen er en man får, som handler om, at man får godkendt, at altanerne er sikre og nu må de benyttes af andelshaveren. 1 og 5 års gennemgangen laver man for at se, om der er dukket revner op eller noget, der ikke er lavet rigtigt. Det er den tekniske rådgiver, der vil gå i dialog med entreprenøren hvis der er noget, der skal udbedres og får entreprenøren ud at lave det,” slutter Jeppe Jensen.