Ny bestyrelse? Kom godt i gang
At træde ind i en nyvalgt bestyrelse kan være både spændende og udfordrende. I denne artikel får I konkrete råd og værktøjer til at komme godt fra start, styrke samarbejdet og skabe et solidt fundament for et effektivt bestyrelsesarbejde.
Når årets generalforsamling er afsluttet, og den nyvalgte bestyrelse skal mødes for at planlægge, er det vigtigt at komme godt fra start. Om der er enkelte nye ansigter blandt de genvalgte bestyrelsesmedlemmer, eller om alle er nye, er det vigtigt at få planlagt, afstemt forventninger og vendt de emner, der nu skal vendes. Og der kan være en del. Vil bestyrelsen komme godt fra start, er der her gode råd at hente.
Få styr på bestyrelsens og hinandens roller
Det er bestyrelsens arbejde at opfylde foreningens formål, sikre den daglige drift og realisere generalforsamlingens beslutninger. Det kan der godt være en del arbejde i – og det er derfor vigtigt, at I får styr på både jeres egen og hinandens roller, så alle ved, hvilke opgaver de har ansvar for.
Det er en god idé at få styr på hinandens styrker og kompetencer og uddelegere de forskellige opgaver på den baggrund. Det skaber en mere effektiv arbejdsfordeling, og på den måde får I bedst udnyttet det enkelte bestyrelsesmedlems potentiale, da alle arbejder med noget, de er kompetente i og brænder for.
Ved at uddelegere arbejdet, sikrer I også, at ingen ender med en urimelig arbejdsbyrde. Bestyrelsesarbejdet er et frivilligt et, men det er et vigtigt et, der forudsætter engagement og tid. Derfor er det vigtigt, at arbejdet fordeles på en måde, der tager højde for både den enkeltes ressourcer og foreningens behov. På den måde kan I sikre, at alle bidrager på en fair og effektiv måde, uden at nogen kører surt i arbejdet.
Tip:
Som bestyrelsesmedlem har man takket ja til et stort ansvar, og det kan som ny i bestyrelsen derfor godt føles som en stor mundfuld at skulle sætte sig ind i alle de opgaver og de forpligtelser, der hører sig til rollen.
Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen introducerer nye medlemmer godt til arbejdet, så en eller flere ikke føler sig usikker eller alene i arbejdet. Bestyrelsen bør dog ikke kun prioritere at byde nye medlemmer godt velkomne, men også prioritere at skabe et åbent, trygt miljø – med plads til dialog og debat under bestyrelsesmøder. Det er nemlig vigtigt, at alle medlemmer føler sig trygge ved at komme med sin mening, så de kan dele deres tanker og ideer frit. Når alle føler sig trygge nok til at udtrykke sig, styrkes både beslutningsprocessen og relationerne i bestyrelsen – og det fremmer det gode bestyrelsesarbejde.
Tilrettelæg jeres arbejde
Bestyrelsen skal som sagt sikre den daglige drift og realisere generalforsamlingens beslutninger – og det kan der som sagt være en del arbejde i. Blandt andet er det bestyrelsen, der skal håndtere byggesager, betale foreningens regninger, administrere foreningens forsikringer, indkalde til arbejdsdage m.v.
For at få styr på arbejdet, der står for døren for bestyrelsen det kommende år, bør bestyrelsen på første møde fastlægge en forretningsorden samt fordele de forskellige opgaver mellem hinanden. Ofte vil foreningens vedtægter diktere dele af forretningsordenens indhold (vedr. f.eks. habilitet), mens bestyrelsen selv fastlægger resten (vedr. f.eks. dagsorden og beslutningsgang). Det er en god idé bestyrelsen benytter sig af en forretningsorden – både fordi den fungerer som en god vejledning til nye bestyrelsesmedlemmer, der ved at kigge den igennem kan lære om rammerne for bestyrelsesarbejdet, og fordi den kan skabe afklaring ved uenigheder vedrørende disse rammer.
En anden god idé er, at bestyrelsen udarbejder vejledninger/procedure for de forskellige opg., som bestyrelsen varetager. Det gør det lettere at udføre arbejdet, særligt for de (nye) medlemmer der skal varetage opg. for første gang.
Hertil kan bestyrelsen finde det nyttigt at udarbejde et årshjul eller en årskalender. Et årshjul, eller en årskalender, kan hjælpe jer i planlægningen af arbejdet, der skal udføres det kommende år. Der ligger mange skabeloner online, som I kan benytte jer af.
Skab en god mødekultur i bestyrelsen
Der er stor forskel på, hvordan bestyrelser i andelsboligforeninger vælger at mødes. Nogle samles hver måned, andre hvert kvartal – og nogle endnu sjældnere. Uanset hvor ofte bestyrelsen vælger at afholde møder, er det vigtigt, at der er en god mødekultur. Når samarbejdet fungerer, og kommunikationen er tydelig, bliver bestyrelsesarbejdet både nemmere og mere effektivt.
Der er mange måder at afholde bestyrelsesmøder på, og det behøver ikke være tungt eller tidskrævende for at fungere godt. Med et par gode retningslinjer kan møderne blive både mere effektive og mere tilgængelige – især for dem med en travl hverdag.
Et godt udgangspunkt er at holde møderne korte og fokuserede, gerne omkring en time. Det gør det nemmere at fastholde koncentrationen og giver medlemmerne mulighed for at deltage uden at afsætte for meget tid til møderne. Tænk også over, hvornår møderne afholdes. Hvis der er mange børnefamilier i foreningen, kan det være en fordel at lægge møderne om aftenen, fx kl. 20, når børnene er lagt. Det giver flere mulighed for at være med, uden at det går ud over familiens rutiner.
Mødeformen kan også justeres, så den passer til jeres behov. Har I lyst til at, der skal være tid til en kop kaffe og hyggesnak – eller ønsker I fuldt fokus på at få behandlet alle emner på mest effektiv vis? Aftal det indbyrdes ved første møde, så alle er på samme side.
Når bestyrelsen har brug for hjælp:
Det er vigtigt, at bestyrelsen erkender, når der er arbejde, som den ikke selv kan varetage. Der er sjældent forventninger om, at en bestyrelse skal kunne klare alt selv, og det er meget normalt, at bestyrelser får hjælp til de dele af bestyrelsesarbejdet, som de ikke har den nødvendige viden eller erfaring til at håndtere.
Bestyrelsen kan f.eks. få hjælp til:
- Administrationsarbejdet
- Bogføring
- Trappevask
God kommunikation i bestyrelsen – og med foreningens medlemmer
For at bestyrelsen kan samarbejde godt sammen, er det vigtigt, at der er en åben og respektfuld dialog internt. Det betyder, at alle medlemmer af bestyrelsen skal kunne sige deres mening og føler sig hørt, samt at der er en klar fordeling af opgaver og ansvar. Når man ved, hvem der gør hvad, og man har en god kommunikation i det daglige, er det både nemmere og mere overskueligt at løse de opgaver, der følger med bestyrelsesarbejdet. Det skaber tillid og sparer tid – og i sidste ende giver det bedre beslutninger.
Kommuniker åbent til foreningens medlemmer
Det er ikke kun internt, at det er vigtigt, at kommunikationen er god. En vigtig del af bestyrelsens opgave er at informere andelshaverne løbende. Når beboerne er godt informeret om, hvad der sker i foreningen – både når det gælder mindre praktiske samt større vigtigere forhold – føler de sig mere trygge og engagerede. Det kan være alt fra at sende nyhedsbreve ud, hænge opslag op i opgangen eller bruge en digital platform til information og dialog.
Tæt kontakt giver stærkere fællesskab
En bestyrelse, der prioriterer god kommunikation, oplever ofte, at medlemmerne har større forståelse og opbakning til de beslutninger, der bliver truffet. Det kan også føre til mere engagement blandt beboerne og kan bidrage til, at det er lettere at rekruttere nye kræfter til bestyrelsen fremadrettet.
Gør opmærksom på, hvornår bestyrelsen er tilgængelig
Bestyrelsen er ikke til rådighed døgnet rundt – og det skal andelshaverne naturligvis vide og respektere. Nogle foreninger oplever, at andelshavere kontakter bestyrelsen med spørgsmål og problemer, som reelt ikke hører under bestyrelsens ansvar.
Derfor er det en god idé at gøre klart, hvornår og hvordan man kan komme i kontakt med bestyrelsen, og hvilke opgaver bestyrelsen tager sig af.
En fast bestyrelsesmail, som andelshaverne kan skrive til, og tydelige svartider kan være en stor hjælp, ligesom det er en fordel at angive et konkret tidsrum for telefoniske henvendelser. Det kan også være en god idé at dele en oversigt over, hvem man kontakter ved fx el-, vand- eller VVS-problemer – og minde om, hvad andelshaveren selv er ansvarlig for, og hvad foreningen dækker.